仕事効率化をいつの間にか妨げている罠① ～習慣と前例の罠～
- 2024.02.08
- MESSAGE園トータルサポートCONSULTING
1泊2日の関西出張から先ほど帰ってきました。
かれこれ10年程度、コンサルティングサポートをしている保育園への訪問。
階層別の研修対応や各種ミーティングへ参加してのアドバイス、個別面談など自分の役割は多岐にわたります。必ず1日目の最後に、『全体研修』を2時間行っているのですが、今回のテーマは
『仕事の効率を高める』
全体業務の棚卸しをして、特に効率化が不十分な業務を抽出して、それに対してグループディスカッションをしながら、課題業務の効率化のための改善案を具体的に決めていくという流れ。
私は、その全体フローをチェックしつつ、最後にテーマに沿ったレクチャーをするわけですが、弊社が顧問契約している複数の幼稚園やこども園や保育園の中で、更なる発展のためにいろいろな施策へのチャレンジを進めようとしているわけですが、スムーズに展開していけるところもあれば、アイデアはあれど、実行フェーズではなかなかうまく進まないところもあるのが現実。
後者の場合の要因もいくつかに分類されるのですが、その半分以上の組織やチームで共通している根源的な問題だと感じることは、
『組織全体の時間的＆精神的な余裕のなさ』
働いている先生やスタッフが目の前の業務で精一杯で時間管理が後手後手になってコントロール力を失いぎみの日々の継続なので、何か新しいチャレンジをしようとしてもそれを進めていく時間も精神も余裕がない。
今回の全体研修レクチャーでは、仕事の効率化やパフォーマンスが高まらないときに発生している２つの罠についてお伝えしました。今日はその１つを書きたいなと思います。それが・・・
『習慣＆前例の罠』
あくまでも個人的見解ではありますが、まず仕事や業務のスピード感は、その人が育った環境、もしくは務めている職場の環境の中でのスピード感以上にはなかなかならないのかなと思っています。なぜか？？
『良くも悪くも人は環境に染まる』からですよね。
その環境で求められるスピード感はけっこう差がある。これは職業柄、多くの会社や組織のサポートをしているので肌で感じる部分です。
正直、自分の感覚では１つ１つの作業や業務スピードがめちゃくちゃ遅いな・・・と感じる人や組織もありますが、その人達にとってはそのスピードが普通でありなんの違和感もないんですよね。
自分としては１日で終わらせるスピード感なのですが、その人達にとっては1週間で終わらせるスピード感。そのくらいの感覚差を感じることもたまにあるわけです。
今やれば1分で終わる作業をなぜ、今やらないで後でやろうとするのか？？
スピード感も効率も両方マイナスでしかないのに・・・なぜその判断？？
それって、環境内において、仕事や業務の進め方の風土や習慣がいつの間にか身に付いてしまうということなんでしょう。
習慣にも質があって、良い習慣もあれば悪い習慣もある。
でも、まわりがみんなそうならば、それが悪い習慣とは気づかない。
ここに陥っている人達、その組織やチーム、そこから抜け出さないと危険ですね。
また、厄介なのが”前例”というもの。スピード感がなく、効率的に仕事を進められない人にとって拠り所になっているのが”前例”です。
前例に従っていればなんとなく安心という感覚の持ち主。これって、成長しない人の特徴なんですよね。というよりも成長欲がない人の特徴と言ったほうがいいかもしれません。
そこには、自ら考えて工夫するとか、今よりももっと良くしていく（Make Betterの精神）という思考が存在しませんからね。効率的に仕事をしようとする意識がだいぶ低いんだろうなと感じてしまいます。
なぜ効率を高めることが大切なのか？
それは、すべての人に与えられている時間は平等だからです。
つまり・・・
『効率的に仕事ができるようになるということは、自分自身の時間当たり付加価値が上がるということ』
給料や稼ぎや自分の自由な時間を増やしていく基本的な考え方だと自分は思っています。
仕事のスピードを高める、効率を高めるという努力をしようともせず、ただ給料を上げてほしいというのはおかしな話なのかなと。
1時間あたりの自分の付加価値はどのくらいなのか？
つまり、自分の時給ってどのくらいなのか？
500円なのか、5000円なのか、5万円なのか・・・
500円から5000円には勝手になりませんので、そのためにどんなスキルや専門性を身に付けるのか？
そして5万円にするためには、そこからどうやってセルフブランディングをしていくのか？
もちろん、時間の効率化をしても仕事の質やパフォーマンスが下がってしまったら意味はありません。クオリティーキープ＆アップというのは大前提になります。
それを実現できて、その領域に到達したら、毎日働く必要なんてなくなるので、自由な時間で更なる自己投資をできるようになる。
そのレベルに到達することが仕事の効率化の枠を凌駕した”人生の効率化”と言えるのかもしれません。
でも前例や悪しき習慣に身を委ねているだけだと、1時間あたりのその人の付加価値は、ずっと500円のままになってしまうかもしれませんよね。
まあ、ちょっと大げさにはお伝えしていますが、『習慣と前例の罠』にはまることなく、日々の仕事や業務のスピード＆効率を高めることで、自分自身の価値も高めていくことは人生を有意義にする上で大切な要素だと日々思っていることなので、昨日の全体会議では、２つの罠の１つとしてそんなメッセージを伝えてみました。
明日はもう１つの罠についてお伝え出来たらと思っています。
お読みいただいた方の何かのヒントと未来のハッピーに少しでもつながれば幸いです。
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