想定外への対応枠をあらかじめプランニングする？ ～適度な隙間が大切～
- 2023.12.21
- PERSONAL COACHINGMESSAGE
あっとう間に年末になっている・・・そんなふうに思っている方も多いのではないでしょうか。
この時期になると全体的ななんだか忙しいモードになっていきますかね。自分自身もいろいろと締めの業務やら、相談案件などが立て込んでいて忙しい日々。
昨日もコンサルティングしている企業の幹部＆リーダークラス4名と個別面談をしていたのですが、業務進捗やら職場の人材育成面などでそれぞれの課題や悩みは多いわけで・・・なかなか皆さん思い通りにいかないことも多いようです。
『仕事を成果や結果につなげるポイント』の１つとして、研修などでは以下のようなメッセージを送っています。
①目的・・・その仕事は何のために、どんなねらいで行うのか
②目標・・・その仕事の最終的なゴールは何がどうなることなのか
③計画・・・上記を実現するために誰がいつまでに何をどのように進めるのか
④実行・・・①②③を踏まえた上で、今のアクションをできているのか
何かの仕事をしている人に対して、上記の４つの質問をして確実に回答することができていれば、その人の仕事は意味ある成果や結果につながる可能性が高いですよね。チームで仕事を進めるときなどは、特に上記を共有することが大切になります。
言われてみれば当たり前だなと思うのでしょうが、実際にはその当たり前ができているかできていないかで差がついていることを現場ではよく見かけるのです。
特に計画といったところにフォーカスして因数分解してみると
①誰がその業務の責任者なのか、そして実行部隊は誰なのか（責任の明確化）
②いつまでに何をどのレベルまでもっていくのか（プロセスの明確化）
③②に対する進捗管理＆チェックはどうするのか（チェックの仕組み）
そんな項目がちゃんと回答できるかどうかで、その人の業務遂行レベルがわかります。
まじめで、やる気満々で、一生懸命な人は、②のプロセスを緻密に細かくきっちりと隙間のないようなタイムスケジュールでプランニングしてきてくれます。
そのプランをチェックして、
「すごい！！ こんなきっちりスケジュールを立ててくれる、君にはいつも安心できるよ」
というマネージャーや上司やトップがいるとします。
もちろんそれは素晴らしいことではあります。しかし、そこには落とし穴があるんですよね～
”隙間のないスケジュール”というところに落とし穴があるのです。
私の経験則では、そのスケジュールで実行すると、途中でこんな会話が発生します。
「スケジュールは完璧だったのですが、急に想定外の緊急業務が入って、計画通りには進められていません・・・」
すべて想定通りに物事が進んでいくというのは理想なのですが、『仕事の現場ではいろいろな想定外の緊急対応がけっこう発生することも多い』ということは皆さんも経験上おわかりでしょう。ですから、
「想定外の業務が発生することも事前に考えてプランを立てること」
「想定外への対応枠をあらかじめプランニングすること」
が、より計画力を高めるポイントになると思っています。
まじめで一生懸命なことは良いのですが、自分の頑張りアピール度が少々高い人は、隙間のないスケジュールを作って”忙しいように思える自分に自己満足しがち”な傾向があるのではないでしょうか・・・それは、ちょっと違うと思うんですよね。
私の場合は、毎月のスケジュール調整の中で、できる限り2日程度は、フリーデーを確保するようにしています。（実際には確保が難しいときもありますが・・・）その他の仕事やプロジェクト業務の計画を立てる際にも、適度な隙間をしっかり設けて全体のタイムコントロールを調整できるように配慮はしています。
この『適度な隙間』が以外と大切なのです！！ということで、計画力が高い人ほど・・・
『想定外を想定しておくこと！！』
ができている人なんだと思うんですよね！！
もちろん、想定外が起こらないように前始末をしっかりすることも含めて大切であることも付け加えておきます。
でも、若い時にはがむしゃらに目の前のことに全力で取り組む日々を過ごすことも必要ですから、それぞれの職場や仕事内容に照らし合わせながらご判断ください。
お読みいただいた方の何かのヒントと未来のハッピーに少しでもつながれば幸いです。
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