週明けに訪問したコンサルティング先の認定こども園では、４つのテーマをステージアップしていくことでTS（ティーチャーサティスファクション＝先生満足度）をアップしていくプロジェクトを進めています。

その４つのテーマが・・・

①時間管理　②人間関係　③コミュニケーション　④園風（カルチャー）づくり

この4テーマごとに担当チームを編成して、月1回PDCA会議を行って各テーマにおける現状の課題を掘り下げて具体的に改善していくというもの。

今月の時間管理チームがメインとして取り上げた課題が・・・

『突発的に発生する業務について』

確かに、一般的な仕事であれば予定している以外に突発的に発生する業務があるものですよね。特に保育の現場などでは想定外の突発的業務が発生しやすいと言えるでしょう。

そんな突発的業務への向き合い方について今日はお伝えしようかなと思います。

例えば、まじめで、やる気満々で、一生懸命な人が細かくきっちりと隙間のないようなタイムスケジュールでプランニングをしてきたとする。

そのプランをチェックして、

「すごい！！　こんなきっちりスケジュールを立ててくれる、君にはいつも安心できるよ」

というマネージャーや上司やトップがいるとします。

もちろんそれは素晴らしいことではあります。しかし、そこには落とし穴があるんですよね～

”隙間のないスケジュール”というところに落とし穴があるのです。

私の経験則では、そのスケジュールで実行すると、途中でこんな会話が発生します。

「スケジュールは完璧だったのですが、急に想定外の突発的な業務が入って、計画通りには進められていません・・・」

すべて想定通りに物事が進んでいくというのは理想なのですが、

『仕事の現場ではいろいろな想定外の緊急対応がけっこう発生することも多い』

ということは皆さんも経験上おわかりでしょう。

ですから、

「想定外の突発的業務が発生することも事前に考えてプランを立てること」

「想定外への対応枠をあらかじめプランニングすること」

が、突発的業務への対応レベルを高めるための準備と言えるでしょう。

まじめで一生懸命なことは良いのですが、自分の頑張りアピール度が少々高い人は、隙間のないスケジュールを作って”忙しいように思える自分に自己満足しがち”な傾向があるのではないでしょうか。それは、ちょっと違うと思うんですよね。

私の場合は、毎月のスケジュール調整の中で、できる限り2日程度は、フリーデーを確保するようにしています。（実際には確保が難しいときもありますが・・・）その他の仕事やプロジェクト業務の計画を立てる際にも、適度な隙間をしっかり設けて全体のタイムコントロールを調整できるように配慮はしています。

この『適度な隙間』が以外と大切。

計画力が高い人ほど・・・　『想定外を想定しておくこと』　

ができている人なんだと思うんですよね。もちろん、想定外が起こらないように前始末をしっかりすることも含めて大切。

先手をとって前倒しでプランを進めていれば、突発的な業務にも対応できる猶予が担保されます。故に突発的な業務に対してうまく対応するためにも、前始末がとても大切だということでしょう。

自分が普段から意識していることに・・・

『モノゴトは困ってから考えるのではなく、困る前に考える』

というものがあります。

一般的に自分も含めて、何かやらなければならないことがあると、期限ギリギリまでやらなかったり、切羽詰まってから動きだしたりする人は多い。学生時代の夏休みの宿題なんかがわかりやすい例ですよね。だいたいそのようなクセがついている人は、思うような成果や結果や満足度を達成できず、最終的には、自分が困るか、まわりを困らせるケースが多くなるものです。

そんな日々から脱出するためには、『前始末グセ』の徹底が大切だと思うのです。

『自分が困る前に、他人を困らす前に、事前の準備や段取りに神経を集中して時間をしっかりかける』

起こりえる様々なパターンを想定して事前準備を徹底することが大切であり、あとから「想定外でした・・・」なんて言い訳をしているようでは社会人としては信用や信頼を積み上げていけないわけです。

社会人として、レベルアップするポイントは、

『経験の蓄積の中で自分の想定内を着々と増やしていくこと』

新人の頃は、経験ゼロのことが多いでしょうから、想定外だらけの日々でしょうが、早急に、いろいろな経験をハイスピードで積み上げることで、

『想定外を想定内で処理できる力』がついていくわけですよね。

『失敗をするということは、想定外を想定内にできるチャンスを得ること』

だと失敗をポジティブに置き換えて考えることも大切でしょう。

”前始末グセ”がついている人は、その結果として失敗したり、自分が困ったり、まわりの人を困らせたりすることが減少していきます。その逆に成果が出たり、結果がでたり、自分で時間をコントロールできたり、まわりから褒められたり、感謝されたりすることが増加していきます。

つまり、『前始末グセ』を徹底すると自分に降りかかるネガティブタイムは減少し、ポジティブタイムが増加するわけですよね。ということは、”楽しい充実した時間は自分で作りだせる”ということ。

自分の生活の中で、「後始末の時間」を極力減らし、ポジティブタイムを増やしたい人は、ぜひ頑張って「前始末」の時間を大切にしたらよいと思います。

そんな時間の使い方のコツを体現していく中で、想定外の突発的業務への対応力が高まり、対応キャパが広がっていくと思いますね。

『適度な隙間』

『先手をとる』

『前倒しする』

『前始末グセの徹底と習慣化』

『想定外を想定内に変えていく経験を積み上げる』

これらのフレーズが突発的に発生する業務への対応力の差異につながっているポイントなのかなと思ったので自分なりに整理してみました。

お読みいただいた方の何かのヒントと未来のハッピーに少しでもつながれば幸いです。