昨日訪問していた幼稚園の園長先生と話していたときに、
書類の整理整頓の話になりました。
次から次へと書類が増えていって、なかなか整理しきれずたまってしまう・・・
こういうことは、自分も含めて皆さん感じていることが多いかもしれませんね。

もちろん、コンサル現場でもそのような相談がありますが、
最近はデジタル化＆ペーパーレス化が進んでいますから、絶対に紙で
保存しておかなかればならない公式文書以外はデジタル保存することを
推奨しております

スキャナーでデジタル化するか、携帯かデジカメで撮影してデジタル化ですね
個人的には、以前よりもずいぶん価格もお安くなった『ポータブルHDD』を
活用して、その中にデジタルデータとして保存するようにしてます

手のひらサイズのこのポータブルHDDの中に、おそらく本棚１台分の
ペーパー情報をデジタル保存できると思いますね

あと大切なことは、　『思い切って捨てること』　です。

基本的には、1年以上何も活用していない資料・書類は捨てるようにしています。
もちろんすべてそのルールで処理してしまうわけではないですが、
あくまでも基本ルールとして・・・
これを定期的に実行することでだいぶスッキリすることでしょう

また、デジタルデータ化して整理していくときにも、大切なポイントがあります。
とりあえずデータ化して、ひたすら保存していくと何が起こるか？？
必要なデータを今度は探す時間が増えていくわけです

このモノや情報を探している時間・・・
積み上げていくと、人生の中でかなりの時間を要していることになりますよね。
仕事が遅い人、あまりできない人ほど、モノや情報を探している時間が多いですね

私の経験則からパソコンなどのデスクトップや
フォルダの中の整理の仕方を見れば、その人が仕事ができる人か
そうでないかは概ねわかるような気がしています

その分かれ道が・・・『大中小の法則』
これは、私が勝手につけたネーミングではありますが・・・

整理には３つの段階があって

①空間の整理②情報の整理③思考の整理

つまり、目で見えるものの整理からスタートして、目に見えないものを整理
できるようになることが、整理力のステージアップとなります

具体的に言えば、空間に存在して目に見える資料や書類を
デジタルデータ化するとそれは、空間にあるものから、データとしての情報に
転換されます。そして、その情報をいつでも誰でも探しやすいように整理できる
人がいわゆる仕事ができる人が持つ力の１つでしょうね

とりあえずデータ化された数々の情報をどのように整理していくか？

まずは、情報をある程度の大きな塊に分けて、大きく区分していく必要があります。
この「情報の塊」を別名、”チャンク”と呼ぶこともあります。

自分の中で一番大きなチャンクは、『個人』　『家族』　『ビジネス』　『幼稚園』・・・
そんなチャンクになるわけですよね。

そして、ここから塊を更に分解してくわけですが、
これを”チャンクダウン”とも言います。
このフレーズは、コーチングを学んだことがある人であれば馴染みがある
フレーズかもしれませんね。

チャンクダウンがあれば、チャンクアップもあるわけで、
これらのスキルは、普段いろいろな場面で、
情報の整理整頓で活用されているわけです

私が提唱している『大中小の法則』はいわゆる、チャンクダウンのことでもあります。

簡単に言えば、ある情報の塊を、

①大分類（大テーマ）　
②中分類（中テーマ）　
③小分類（小テーマ）

に分解していくことで情報の上手な整理できるというわけです。

例えば、『家族』というチャンクを大分類と定義した場合・・・
中分類は『夫婦』　『子ども達』などと分解することができます。
そして、小分類は、我が家で言えば、『竜一』　『裕子』　『結乃』　『晴真』
と個人になるでしょうね。

つまり、そのチャンクを構成している要素を枝分かれでつないでいく感覚です

パソコンには皆さまご存じのようにフォルダが存在して、その中にまたフォルダを
作成して、情報を階層別に整理していくことが基本とされていますが、
その整理の仕方やレベルにはけっこう差がありますね～

少なくとも、

デスクトップにフォルダがありすぎる人
むき出しのデータが数多くそのまま貼りつけられている人
フォルダにつけているネーミングに一貫性や統一感のない人
大・中・小分類を適格に分けることができていない人・・・・

そんな人は、整理力があまり高くないだろうな～と思いますね。

そんな話をしていたら、園長先生から今度、先生たちに
『整理術のレクチャー』をしてほしいとオーダーがありました
このような力を個人的には、”社会人基礎力”　と定義しているのですが。
その力は、育った環境で大きく差がついてしまうことがわかっています

私が20代を過ごした”船井総研”では、先輩たちから当たり前のように
基礎力についてレクチャーを受ける機会が毎日毎晩のようにありました。
しかし、幼稚園という世界でコンサルタントをさせてもらっていて思うこと・・・

『社会人基礎力をある程度のレベルで
　教えていく環境が整っていないということ。』

私にとっては、当たり前だと思って仕事の中で活かしていることも
園のリーダークラスでさえ、教えられたことがない、聞いたことがない・・・
だから、そのリーダーのまわりにいる若い先生もその環境にいる限り学ぶ機会はない。

まわりから”先生”と言われているわりには、残念ながら社会人基礎力に乏しい
（すべての先生がそうとは言いませんが、この傾向は多いにあると感じています）

もっと根本的なことを言えば、トップである園長先生がそれらを知らない

実は、情報や思考を整理する力がつくと、相乗効果となって、

①報告・連絡・相談
②コミュニケーション能力
③プレゼンテーション能力

この３つの力が確実にアップしていきます
逆に言えば、情報や思考を整理する力が欠如している人が苦手としているのが
上記の３つの能力になるということです。

相手にわかりやすく、そして適格なタイミングで、簡潔に伝える力をつける
ためには、空間・情報・思考を整理する力をつけていく必要がるわけですよね

私のような仕事をしている人間には、必須な力であり重要な力だと認識しています。
相手の思考や意向や意見を、時と場合によって、チャンクダウンしていったり、
チャンクアップしていくのが日々の活動の多くを占めているといっても
過言ではありません

現代は、あらゆる情報がものすごい量とスピードで飛びかっているわけです。
そんな今だからこそ、整理力を高めていくことで、時間の質を高めていくこと
が必要ではないでしょうか

『キュレーション（curation）』という言葉がありますが、

「無数の情報の海の中から、自分の価値観や世界観に基づいて情報を拾い上げ、
　そこに新たな意味を与え、そして多くの人と共有すること。」

という意味だそうです。

実は、このブログですが、実は個人的にこの”キュレーション力”を高めるために
頑張って書いているという意図もあります。
このような時代における、思考の整理力を高めるには、
キュレーションをし続けることが一番効果的だと思っているからですね～

ということで、これからも頑張ってキュレーションし続けたいと思います。
　
本日は、”整理”という言葉に対して、自分なりの見解を掘り下げてみました。